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Amtschef des Finanzministeriums verspricht nach Monaten des Ärgers um die Beihilfe:

Mehr Service und dauerhaft reduzierte Bearbeitungszeiten

Die Einführung eines neuen Beihilfebearbeitungssystems (BABSY+), der Hackerangriff und der damit einhergehende Ausfall des Kundenportals sowie die anhaltend ansteigenden Fallzahlen im Versorgungs- und Beihilfebereich führten im Jahr 2018 beim Landesamts für Besoldung und Versorgung (LBV zu erheblichen Problemen, insbesondere bei der Bearbeitung von Beihilfeanträgen. Inzwischen greifen die ersten vom Finanzministerium initiierten Gegenmaßnahmen.

Beim Ministerium geht man davon aus, dass das bereits umgesetzte und das noch folgende Maßnahmenpaket die Bearbeitungszeiten in der Beihilfe dauerhaft erheblich reduzieren sowie den Service und die Erreichbarkeit des LBV weiter verbessern. Das geht aus einem Schreiben von Ministerialdirektor Jörg Krauss an den Seniorenverband ö. D. BW hervor.

„Unser unermüdliche Einsatz hat sich gelohnt“, kommentiert Landesvorsitzender Waldemar Futter den Brief von Ministerialdirektor Krauss, dem Amtschef des Finanzministeriums. Nachdem immer mehr Beschwerden über viel zu lange Bearbeitungszeiten von Beihilfeanträgen beim LBV eingingen und der Seniorenverband im Schulterschluss mit dem BBW wiederholt in Sachen LBV beim Finanzministerium vorstellig wurden, hatte er sich im Sommer 2018 an die Spitze des Verfahrens gestellt und eine Wende eingeleitet.

Krauss, der immer wieder betont, wie ernst er die Beschwerden Betroffener nehme, geht in seinem Brief noch einmal darauf ein, was seitens des Finanzministeriums bisher unternommen wurde, um die Missstände im LBV zu beheben. So habe man im Bereich der Beihilfebearbeitung Überstunden angeordnet, Personal aus anderen Arbeitsbereichen (z.B. Dienstreisemanagement) eingesetzt sowie eine beschleunigte und standardisierte Bearbeitung von unproblematischen und schnell zu bescheidenden Vorgängen durch eine hierfür eingerichtete Bearbeitungsgruppe forciert. Dies habe sich positiv auf die Arbeitsrückstände ausgewirkt, sodass die durchschnittliche Bearbeitungszeit erheblich reduziert werden konnte. Damit allein begnügt man sich nicht.

BABSY+ - die digitale Beihilfebearbeitung

Darüber hinaus sei vorgesehen, im Zuge der Einführung von BABSY+ den Bereich des sogenannten „Input-Managements" (Vorverarbeitung der Beihilfeanträge zur anschließenden maschinellen Bearbeitung) an einen externen Dienstleister zu vergeben, um eine zeitnahe Verbesserung der Durchlaufzeiten und damit der Bearbeitungsdauer von Beihilfeanträgen zu erzielen.

Im Endausbau soll BABSY+ die Basis für eine volldigitale Beihilfebearbeitung schaffen und trotz der stetig steigenden Anzahl von Beihilfeanträgen zu einer dauerhaften Verkürzung der Bearbeitungszeit beitragen.

Weitere im Zusammenhang mit der digitalen Beihilfebearbeitung geplante Maßnahmen seien die langfristig komplett automatisierte Bearbeitung von Beihilfeanträgen, die Entwicklung einer Beihilfe-App für Smartphones und Tablets, der digitale Abruf von Rechnungsinhalten über ein auf QR-Codes basierendem Verfahren (ISH-Verfahren) sowie die Optimierung der Möglichkeit zur elektronischen Einreichung von Beihilfeanträgen über das LBV-Kundenportal.

Abrechnung für Klinikaufenthalte

Was die Abrechnung für Klinikaufenthalte betrifft, bittet Krauss um Unterstützung beim Werben für das Direktabrechnungsverfahren. „Bitte helfen Sie uns dabei, indem Sie Ihre Mitglieder aktiv auf die Möglichkeit der Direktabrechnung mit stationären Einrichtungen hinweisen“, heißt es in dem Schreiben. Zudem weist Krauss in diesem Zusammenhang darauf hin, dass auf Bund-/Länderebene daran gearbeitet wird, den elektronischen Datenaustausch zu ermöglichen, wovon man sich eine höhere Akzeptanz des Verfahrens auf Krankenhausseite erhoffe.

Zur Verbesserung der telefonischen Erreichbarkeit werden mehr Beschäftigte in der Telefonzentrale, in der Telefonservicestelle der Beihilfe sowie der Servicestelle Kundenportal eingesetzt und künftig ebenfalls durch einen externen Dienstleister unterstützt.

Fehlerhafte Lohnsteuerzahlungen des LBV

Auf die fehlerhaften Lohnsteuerzahlungen des LBV eingehend, erklärte Krauss, dass zur umfassenden Untersuchung eine Revisionsgruppe eingerichtet wurde, die die betroffenen Vorgänge vollumfänglich aufgeklärt habe. In diesem Zusammenhang sei anzumerken, dass die unzutreffenden Lohnsteuerzahlungen nicht zur Verlängerung der Bearbeitungszeiten im Beihilfebereich beigetragen hätten.

Um die Organisation und Prozesse zu analysieren und um das LBV insbesondere bei steuerlichen Fragestellungen nachhaltig zu stärken, wurde laut den Ausführungen von Ministerialdirektor Krauss eine Steuerungsgruppe installiert, die unmittelbar bei der dortigen Behördenleitung angesiedelt ist und untersucht, inwieweit strukturelle Defizite vorhanden sind und wie diesen ggf. begegnet werden kann.

Zudem sollen ein neu geschaffenes Steuerreferat, ein leistungsfähiges Informationssystem sowie die Rückgriffmöglichkeit auf einen Rahmenvertrag mit Angehörigen der steuerberatenden Berufe eine rechtskonforme Bewertung aller steuerlichen Sachverhalte und die korrekte Abführung von Steuerbeträgen sicherstellen.

Doppelhaushalt 2018/2019

Auf den Doppelhaushalt 2018/2019 eingehend, führt Kraus aus: Damit die Aufgabenwahrnehmung durch das LBV nachhaltig gestärkt wird, wurden im Staatshaushaltsplan 2018/2019 vom Finanzministerium 20 Stellen für die Einführung von BABSY+, zwei Stellen für die Informationssicherheit sowie Mittel für zusätzlich 25 befristet Beschäftigte (15 für BABSY+ und zehn für Überlast) gewährt. Außerdem sind 99 Stellenhebungen für das gesamte LBV veranschlagt worden.

Weiterhin sind im Entwurf des Nachtrags zum Staatshaushaltsplan 2018/2019, neben zusätzlichen Sachmitteln für das LBV, auch 30 neue Stellen zur Verstärkung der Bereiche Steuer, IT, Produktion und Recht sowie weitere zehn Stellen zur Entfristung von zehn vorhandenen Arbeitsverhältnissen vorgesehen.

Krauss zeigt sich überzeugt, dass die Mittelzuweisungen und die Personalaufstockung sich positiv auf die Beihilfebearbeitung und die weitere Optimierung der IT auswirken sowie die beschleunigte Bearbeitung der Beihilfeanträge ermöglichen.

Als bereits etablierte Maßnahme verweist er darauf, dass Beihilfeanträge mit hohen Gesamtrechnungssummen (5.000 Euro und mehr) aus Fürsorgegesichtspunkten vorrangig bearbeitet. Des Weiteren gebe es beispielsweise im Falle von hohen Vorauszahlungen bei anstehenden Klinikaufenthalten oder Rehabilitationsmaßnahmen die Möglichkeit, Abschlagszahlungen zu erhalten. Dies gelte auch bei hohen und regelmäßig wiederkehrenden Medikamentenrechnungen.